“üniversite Bilgi Yönetimi Sistemi Projesi” Hayata Geçiyor

Atatürk Üniversitesi’nde, yaklaşık 1,5 yıldır altyapı hazırlıklarının sürdürülen proje yakın zamanda hayata geçiyor.
Proje Koordinasyon Kurulu tarafından yürütülen “Üniversite Bilgi Yönetimi Sistemi” eğitim programı, Atatürk Üniversitesi Mavi Salon’da gerçekleştirildi.
“Üniversitelerin asıl vazifelerinden birisi, bilgi üretmek ve bilgi üretmenin yanında bilgiyi yönetmektir” diyerek sözlerine başlayan Atatürk Üniversitesi Rektörü Prof. Dr. Hikmet Koçak, bilgiyi üretmek ve yönetmenin yanında alışkanlıkları, pozitif yönde değiştirmenin de çok önemli olduğunu söyledi. Atatürk Üniversitesi gibi geçmişi olan gelenekleşmiş bir üniversitede yeni bir dönüşüm, yeni bir başlangıç yapıldığını belirten Rektör Koçak sözlerine şöyle devam etti; “Bugün burada verilecek bilgiler, ister istemez hepimizin uygulaması gereken bilgilerdir. Kurumumuz ve bizim için bu bilgi yönetimi çok önemli. Pilot uygulamalarla bunu başlatacağız. Yeni kurulmuş veya küçük bir üniversite olsaydık işimiz daha kolay olacaktı. Uzun yıllara dayanan alışılagelmiş uygularımız olduğu için, özellikle ilk zamanlar biraz zorluklar yaşayabiliriz. Ancak, insanoğlu verilen kabiliyetler çerçevesinde her şeyi gayet kolay öğrenip uyguluyor. Sadece biraz zorlamak, emek vermek gerekiyor. Toplantının üniversitemize faydalı olacağına inanıyor, sevgi ve saygılarımı sunuyorum” dedi.
Bu proje ile kurumsal iş süreçlerinin önemli bir kısmının elektronik ortamlara taşınmasını hedeflediklerini belirten Rektör yardımcısı ve Proje Koordinasyon Kurulu Başkanı Prof.Dr.M.Sait Keleş, projenin ana hedefinin, pek çok iş sürecinin aynı omurga üzerinde uyumlu ve entegre biçimde yürütülmesi olduğunu ifade etti. Üniversite Bilgi Yönetimi Sistemi’nin, bir çok iş sürecini karşılamaya yönelik çok işlevli bir yazılım olduğunu dile getiren Keleş, aynı gövde üzerinde elektronik belge yönetimi, personel yönetimi, organizasyon yönetimi ve performans yönetimi gibi pek çok işlev yerine getirileceğini söyledi.
Proje tanıtım toplantısının temel amacı, süreç hakkında bilgi vermek ve üniversitenin paydaşları olarak önemli bir dönüşüm süreci içerisinde bulunulduğunu hatırlatmak olduğuna değinen Edebiyat Fakültesi Bilgi ve Belge Yönetimi Öğretim Üyesi Doç. Dr. Hüseyin Odabaş, dönüşüm sürecinin üniversitenin bütün paydaşlarını etkileyeceği, sonuçta büyük kazanımlar, kolaylıklar ve hatta fırsatlar sunacağının bir gerçek olduğunu vurguladı.
Odabaş “Bu proje kapsamında, elektronik belge, personel, performans ve organizasyon yönetimi hedefleri arasında, ilk olarak elektronik belgelerin yönetilmesinde yararlanılacak olan elektronik belge yönetimi sistemi -kısa adıyla EBYS- uygulamaya sokulacaktır. Bununla birlikte üst düzey yöneticilerin mesai saatleri veya makamları dışında iş süreçlerini hızlandırmak amacıyla kullanacakları mobil imzaların alım süreci de devam etmektedir” dedi.